Automatisierungstechnologien sind keine Innovationen der letzten Jahre. Nichtsdestotrotz erobert Robotic Process Automation (RPA) Unternehmen aller Branchen stärker denn je zuvor. Die heutigen Prozesslandschaften lassen dieses Thema wieder an Relevanz gewinnen. Warum?
Die Anforderungen an Geschäftsprozesse nehmen stetig zu. Die Anzahl der Prozessdurchläufe und somit auch die Anzahl von manuellen und repetitiven Tätigkeiten steigt. Negative Auswirkungen auf die Prozessleistung wie Qualitätsschwankungen, Transparenzverlust und Wartezeit sind sofort spürbar.
RPA ist eine Integrationstechnologie zur Automatisierung von Geschäftsabläufen, die menschliche Tätigkeiten emuliert. Das heißt, jeder Klick, jede Dateneingabe, jede Suche in unterschiedlichen Systemen, wie z. B. SAP, Internet, Datenbanken u. a., oder das Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichen Dateien wird durch die Roboter nach bestimmten Regeln und Vorschriften ausgeführt. Das Besondere: Sie arbeiten system- und schnittstellenübergreifend und lassen sich in bestehende Systemarchitekturen integrieren.
Die digitalen Arbeitskräfte arbeiten gemeinsam
mit den Mitarbeitern und entlasten diese von
manuellen, repetitiven und monotonen Tätigkeiten.
Mit KI werden RPA-Systeme lernfähig
Man unterscheidet drei Arten von Bots: die klassischen RPA-, die RPA-OCR– und die KI-Bots.
- Die klassischen RPA-Bots verfügen nur über eine eingeschränkte „Intelligenz“ und arbeiten anhand eines festgelegten Prozessablaufs. Die Zukunft gehört den kognitiven RPA-Systemen.
- Die RPA-OCR-Bots bieten eine Erweiterung mit Texterkennungstechnologie zur automatischen Verarbeitung von semistrukturierten und unstrukturierten Daten.
- Die KI-Bots basieren auf Methoden der künstlichen Intelligenz (KI), etwa Kontextanalysen, Sprachverarbeitung, Bild- und Mustererkennung. Sie besitzen dadurch die Fähigkeit, selbstständig Prozesse zu analysieren, zu priorisieren und Automatisierungen umzusetzen.
Reduktion der Prozessdurchlaufzeit bei Qualitätseinhaltung und gleichzeitiger Kosteneinsparung
Die digitalen Arbeitskräfte arbeiten gemeinsam mit den Mitarbeitern und entlasten diese von manuellen, repetitiven und monotonen Tätigkeiten. Mitarbeiter können sich wieder auf wertschöpfende Kerntätigkeiten konzentrieren, bei gleichzeitiger Optimierung der Kosteneffizienz und Eliminierung von Ausfallzeiten – und das bei höchster Prozess- und Ergebnisqualität. Weitere Gründe, diese Technologie für den Einstieg in die Digitalisierung zu nutzen, sind die schnelle Umsetzungsskalierbarkeit, die Systemunabhängigkeit und ein schneller ROI.
Ein einfaches Beispiel: Ein Unternehmen nutzt unterschiedliche Applikationen für die gleichen Abläufe in seinen Niederlassungen. Um die Daten in der Zentrale zu konsolidieren, muss ein Mitarbeiter alle Informationen manuell zusammenführen. In Zukunft kann dies ein Bot übernehmen. Weitere Beispiele für den Einsatz eines RPA-Bots sind Stammdatenpflege, automatischer Versand von Bestellbestätigungen, Rechnungsprüfungen u. v. m.
Doch ein RPA sollte keine Allzweckwaffe sein. Für eine erfolgreiche Implementierung muss der zu automatisierende Prozesse gewisse Voraussetzungen erfüllen, die abhängig von der Zielsetzung der Automatisierung sind. Liegt der Fokus z. B. auf der Reduzierung von Kosten, dann sollte der Prozess eine hohe Häufigkeit und Anzahl menschlicher Prozesseingriffe aufweisen.
Ist der Proof-of-Value erfolgreich,
können die Bots auf weitere Prozesse und langfristig
in weitere Unternehmensbereiche ausgerollt werden.
Eine erfolgreiche RPA-Initiative startet mit dem Eignungstest – dem Proof-of-Value
Mit einem Proof-of-Value schöpfen viele Unternehmen nicht nur technische Potenziale aus, sondern gewinnen auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Ist der Proof-of-Value erfolgreich, können die Bots auf weitere Prozesse und langfristig in weitere Unternehmensbereiche ausgerollt werden.
KURZARBEIT MIT BOT BEANTRAGEN – EIN USE CASE FÜR RPA
Mehr als 650.000 Unternehmen haben in den letzten Monaten Kurzarbeit beantragt. Sie haben nun einen Softwareroboter dafür entwickelt. Warum ist das notwendig?
Blaser: Die Beantragung von Kurzarbeitergeld ist aufwendig. Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmen erstmals Kurzarbeit beantragen und deshalb auf keine Erfahrungen zurückgreifen können. Außerdem gibt es keine IT-Schnittstelle dafür. Alle Angaben werden manuell in ein Formular eingetragen. Zu allem Überfluss muss diese Abrechnungsliste für die Arbeitsagentur monatlich neu ausgefüllt und eingereicht werden. So entsteht in den Unternehmen viel manuelle und fehleranfällige Arbeit. Denn der Arbeitgeber ist für die Berechnung verantwortlich.
Auf welche Weise hilft der Bot den Unternehmen?
Blaser: Er übernimmt das Eintragen der Daten. Dafür müssen die Unternehmen zunächst einmal alle Stammdaten und die Zahlen zum Arbeitslohn in eine Exceltabelle exportieren. Wir bieten dafür eine Vorlage an, die alle Berechnungen automatisch ausführt. Der Bot liest diese Tabelle und trägt sie korrekt in das Formular der Arbeitsagentur ein. Für die Unternehmen bedeutet dies: Das Formular erreicht die Arbeitsagentur fehlerfrei und es gibt keine Verzögerungen bei der Auszahlung der Gelder.
Softwareroboter bearbeiten Prozesse weitgehend selbständig, ohne für bestimmte Aufgaben vorkonfiguriert oder programmiert worden zu sein. Sie sind zum Beispiel in der Lage, als Schnittstelle zwischen IT-Systemen und behördlichen Formularen zu dienen. Komplexere Roboter werten Textdokumente aus und entdecken darin Beziehungen und Ähnlichkeiten zwischen Elementen, die zu bestimmten Geschäftsprozessen gehören – Rechnungen, Bestellnummern, Lieferadressen, Aktiva, Passiva und anderes. Auf diese Weise werden Softwareroboter flexibel und lernfähig. Sie bewältigen auch Prozesse mit nicht eindeutigen Informationen. Dadurch wird der Rationalisierungseffekt von RPA noch weiter gesteigert – und er ist heute schon erstaunlich groß. Studien zeigen, dass Geschäftsprozesse damit fünf bis zehn Mal schneller als zuvor ablaufen und Unternehmen ihre Ressourcen wertschöpfend abseits von Routinetätigkeiten einsetzen können, die die Roboter übernehmen.
Benedikt Blasser, partner success manager, dach, automation anywhere
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BETTINA WITTIG, Associate, STAUFEN.AG
Projekterfahrung in den Bereichen Einkauf, Entwicklung, Personal, Finance und Controlling
Erfahrung im Bereich Aufbau von Shopfloor Management, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, Durchführung und Moderation von Workshops, Fach- und Führungskräfte- training, Prozessautomatisierung mit RPA
Telefon: +49 7024 8056 0, E-mail: contact@staufen.ag
FRANK KRÜGER, Senior Partner, STAUFEN.AG
14 Jahre Beratungserfahrung in Lean Transformation und Effizienzsteigerungsprogrammen in indirekten Bereichen
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